Planning voor een schildersbedrijf met tien man of meer

Kort antwoord: vanaf ongeveer acht tot twaalf medewerkers is een planbord geen luxe meer. Je hebt er drie dingen van nodig: wie staat waar, wie is vrij, en wat schuift er als iemand uitvalt. En let op één ding dat bijna nergens wordt besproken: of de planning je calculatie kan aanraken. Dat hoort niet te kunnen.

Door Will van Kaatsheuvel — Schilder met 15 jaar ervaring in de Nederlandse schildersbranche.

Vanaf wanneer het echt knelt

Er bestaat geen officiële grens, en iedereen die je een exact getal geeft verzint het. Wat je in de praktijk ziet:

• Tot zes man red je het met een weekplanning en een telefoontje. Je hebt iedereen in je hoofd.
• Acht tot twaalf man is waar het omslaat. Je hebt twee of drie ploegen, iemand is altijd vrij of ziek, en je weet niet meer uit je hoofd wie welke week waar staat.
• Vanaf vijftien man is het niet meer te doen zonder bord. Dan is planning een eigen taak geworden en heeft iemand hem.

Het signaal is niet je personeelsbestand maar deze vraag: kun je nu, zonder iets op te zoeken, zeggen wie er volgende week dinsdag waar staat? Nee? Dan ben je er aan toe.

Een tweede signaal dat hetzelfde zegt: je bent minstens één keer twee ploegen naar dezelfde klus gestuurd, of je hebt een klus laten liggen omdat niemand wist dat er ruimte was.

De drie dingen die een planbord moet doen

1. Wie staat waar

Mensen als rijen, dagen als kolommen, klussen als balken die je versleept. Alleen werkdagen als kolom, want een zaterdag die er altijd leeg bij staat is ruis. En de Nederlandse feestdagen eruit, inclusief de verschuiving van Koningsdag als die op zondag valt.

2. Wie is vrij

Verlof is niet een briefje op kantoor, het is de reden dat een klus niet afkomt. Een planbord dat verlof alleen als streepje toont helpt je niet. Wat je nodig hebt is dat het doorrekent: als deze man drie dagen vrij is, welke werkdagen vallen weg en op welke dag eindigt de klus dan.

Daarbij maakt het uit waar het verlof zit. Midden in een klus blijft de startdatum staan en schuift het einde op. Aan het begin verschuift de start.

3. Wat de bezetting aankan

Dit is het stuk dat het meeste oplevert en dat de meeste pakketten overslaan. De gebruikelijke werkwijze is omgekeerd: je typt een startdatum, dat is een gok, de calculatie levert uren, en vervolgens probeert het bord die gok achteraf kloppend te maken. Niemand vraagt ooit of de bezetting die week het werk aankan.

Een bord dat je per week laat zien hoeveel uur er geboekt staat tegenover hoeveel er in zit, verandert hoe je offertes uitbrengt. Je ziet dat week 33 op 88 van de 236 uur zit en week 34 overboekt is, voordat je een startdatum belooft.

De valkuil: planning die je prijs verandert

Hier moet je op letten bij elk pakket waar planning en calculatie in dezelfde motor zitten.

Bij veel software is het aantal mensen op een klus een rekenvariabele. Zet je er een man bij, dan verandert de uitkomst van de calculatie. Dat is logisch bedacht en in de praktijk gevaarlijk: je sleept iemand op een klus om de planning te laten kloppen, en zonder dat je het ziet staat er een ander bedrag onder de offerte die je al verstuurd hebt.

Een man erbij hoort de klus korter te maken, nooit goedkoper of duurder. Vraag bij elke demo expliciet: als ik iemand op deze klus zet, verandert dan het bedrag? Laat het voordoen.

Bij MeterPaint is dat geen afspraak maar een grens in de software: het planbord schrijft geen enkel getal waarmee de prijs is berekend, en er is een test die de hele build laat mislukken zodra iemand die grens overschrijdt.

Wie heeft er een, en wat kost het

Twee dingen vallen op. DEDDO, het goedkoopste serieuze pakket in deze markt, heeft geen planbord. En bij de partijen die er wel een hebben zit hij vaak niet in de basisprijs: 2Jours verkoopt hem los, Plancraft rekent hem apart op alles onder het duurste pakket.

Reken ook op het prijsmodel. HERO en Plancraft rekenen per gebruiker, en op een bedrijf van vijftien man zijn dat vijftien licenties. Bij Plancraft kom je dan op €5.863 in jaar één, bij HERO tussen €6.435 en €7.440, bij Sidekick tussen €7.530 en €10.530.

→ De volledige rekensom per bedrijfsgrootte

Wat je mensen ervan merken

Een planbord is voor de planner. Je schilders hebben iets anders nodig: wat moet ik maandag, waar, en bij wie.

Dat is een weekbriefje. Eén pagina per persoon per week, op papier of op de telefoon: het werkadres, de klant, het telefoonnummer, wie er die dag naast je staat, en of het een halve dag is. Verlof bovenaan de dag, want dat is de reden dat de rest leeg is.

Dit is het enige scherm in een planningsfeature dat niet voor kantoor is, en het is waar een bedrijf van twintig man feitelijk op loopt.

Planning is geen urenregistratie

Twee dingen die vaak door elkaar lopen en die je apart moet beoordelen:

• Planning is vooruit: wie gaat wat doen.
• Urenregistratie is achteruit: wie heeft wat gedaan.

Je kunt het ene hebben zonder het andere, en voor nacalculatie heb je ze allebei nodig. MeterPaint heeft wel planning en geen urenregistratie. Wil je gewerkte uren terugmelden, dan kijk je naar Plancraft, HERO, Sidekick, 2Jours, Gilde of PaintConnect.

Wat er nog bij komt op deze grootte

Als je op tien tot twintig man zit, speelt er meer dan planning:

De CAO Schilders met loonschalen, vakantierechten, consignatiedienst en zaterdagwerk. Geen van de elf pakketten die we naliepen noemt de CAO ergens op zijn site. Dat is een echt gat in de markt, en het betekent dat je loonadministratie los staat van je planning. → CAO Schilders en BPF-pensioen

Hoofdaannemerschap. Zodra je zelf partijen inhuurt verschuift je kostenstructuur van ongeveer vijftien procent materiaal naar grofweg de helft materiaal en de helft arbeid, en wil je de facturen van derden bewaken. Dat is een ander soort software dan een planbord.

Meerwerk. Op vijftien man gaat meerwerk mondeling, en mondeling meerwerk wordt niet gefactureerd. Dat is het makkelijkste geld dat je laat liggen. → Meerwerk voorkomen en doorbelasten

Veelgestelde vragen

Vanaf hoeveel medewerkers heb ik personeelsplanning nodig?

Er is geen officiële grens. In de praktijk ligt het omslagpunt rond de acht tot twaalf medewerkers: daar houdt niemand de week van elke ploeg nog in zijn hoofd. Een betere toets dan een getal: kun je nu, zonder iets op te zoeken, zeggen wie er volgende week dinsdag waar staat?

Welke schilderssoftware heeft een planbord?

2Jours (als losse module), PaintConnect, Plancraft (betaalde module behalve op het duurste pakket), HERO, Sidekick, Gilde, Admicom en MeterPaint. DEDDO heeft er geen. Vastlegg heeft een takenbord, geen ploegenplanning.

Verandert mijn offerteprijs als ik iemand extra op een klus zet?

Bij pakketten waar het aantal mensen een rekenvariabele is, kan dat gebeuren. Vraag het bij elke demo expliciet en laat het voordoen. Bij MeterPaint kan het niet: het planbord schrijft geen enkel getal waarmee de prijs is berekend, en dat wordt afgedwongen door een test die de build laat mislukken.

Kan ik personeelsplanning in Excel doen?

Tot ongeveer zes man wel. Daarboven loop je op drie dingen vast: verlof dat niet doorrekent in de einddatum van een klus, geen zicht op of een week de uren aankan, en het feit dat niemand anders ernaar kan kijken zonder dat jij het bestand doorstuurt.

Heb ik een aparte planningstool nodig of moet het in mijn calculatiepakket zitten?

Losse planningstools als Shiftbase of Werktijden zijn niet voor de bouw gemaakt en weten niets van je klussen of je begrote uren. Dan plan je mensen op dagen zonder te weten of het werk erin past. Zit de planning in hetzelfde pakket als je calculatie, let dan op de prijsvalkuil hierboven.

Houdt een planbord rekening met de CAO Schilders?

Geen van de elf pakketten die we in augustus 2026 hebben nagelopen noemt de CAO Schilders ergens op zijn site. Loonschalen, vakantierechten en consignatiedienst houd je dus apart bij, meestal via je loonadministratie of via de modelregelingen van OnderhoudNL.

Zie Ook

• Wat MeterPaint uitrekent, en wat niet
• Elf calculatieprogramma's vergeleken, met de kosten per jaar
• Software voor een schildersbedrijf met twee tot zes man
• CAO Schilders en BPF-pensioen
• Meerwerk voorkomen