Kort antwoord: met twee tot zes man breken er drie dingen die je als eenpitter niet merkte. Je typt alles dubbel in, je doet geen nacalculatie meer, en niemand weet wie volgende week waar staat. Dat eerste kost je avonden, dat tweede kost je marge, en dat derde kost je klanten.
Door Will van Kaatsheuvel — Schilder met 15 jaar ervaring in de Nederlandse schildersbranche.
Wat er breekt als je groeit
Dubbel invoeren
Je maakt een calculatie. Daaruit tik je een offerte. Als de klus doorgaat tik je de gegevens in een werkbriefje voor je mensen. Na oplevering tik je de factuur. Vier keer dezelfde cijfers, en elke keer kan er iets fout gaan.
Dit is de reden dat vrijwel elke leverancier in deze markt "nooit meer iets dubbel invoeren" als eerste belofte op zijn site heeft staan. Het is de pijn die iedereen op deze bedrijfsgrootte voelt.
Nacalculatie doet niemand meer
Als je alleen werkt weet je aan het eind van de dag of het meezat of tegenzat. Met vier man weet je dat niet meer. En dus kijkt niemand achteraf of de begrote uren klopten.
Dat is waar je marge wegloopt. Niet in één klus, maar in een patroon dat je nooit ziet omdat je het nooit naast elkaar legt. Je weet je omzet en je weet niet je winst.
→ Waar gaat je tijd naartoe · Verborgen kosten van schilderwerk
Niemand weet wie waar staat
Met twee man red je het met een telefoontje. Met zes man wordt het een WhatsApp-groep, en een WhatsApp-groep is geen planning: niemand kan er in terugkijken, verlof staat er niet in, en als je iemand verschuift weet de rest het niet.
Wat je nodig hebt, in deze volgorde
1. Eén keer invoeren. Van calculatie naar offerte naar factuur zonder overtypen. Dit levert direct tijd op en het haalt de fouten eruit.
2. Sjablonen die je echt hergebruikt. Niet alleen "wanden sausen" als losse regel, maar de hele kamer. Doe je portieken, appartementen of seriematig onderhoud, dan is dat het verschil tussen een uur en tien minuten per offerte. → Zo werken sjablonen
3. Zicht op je marge voordat je verstuurt. Verf, uren en materiaal apart doorgerekend, zodat je ziet wat eronder overblijft terwijl je nog aan het rekenen bent.
4. Een plek waar de week staat. Wie doet wat, wie is vrij, en wat schuift er als er iemand uitvalt.
5. Je boekhouding gekoppeld. Hier begint het echt te schelen. Met vier man heb je genoeg facturen dat handmatig overzetten een avond per maand kost.
Wat het kost, voor vijf man
Het eerste jaar, inclusief opstartkosten, voor jij plus iemand op kantoor plus drie schilders:
| Jaar 1 | |
|---|---|
| Vastlegg | €180 (één prijs voor het hele bedrijf) |
| PaintConnect | €348 of €948, afhankelijk van welke van hun eigen pagina's je gelooft |
| DEDDO | ± €1.078 |
| Plancraft | €2.693 |
| Sidekick | €2.918 – €3.918 |
| HERO | €3.303 – €4.308 |
| 2Jours · Gilde · CannonWorks | niet uit te rekenen |
| Softstar · Admicom | geen prijs bekend |
Let op het verschil in prijsmodel. Vastlegg rekent één prijs voor je hele bedrijf. Plancraft en HERO rekenen per gebruiker: bij Plancraft €59,90 per extra kantoorgebruiker en €24,90 per man in het veld. Dat is waarom hetzelfde pakket bij vijftien man naar €5.863 gaat en bij één man €899 kost.
En bij vijf van de elf kun je het niet uitrekenen: 2Jours publiceert alleen de prijs van de eerste licentie, Gilde stopt bij twee gebruikers, CannonWorks laat extra gebruikers pas zien nadat je een account hebt aangemaakt, en Softstar en Admicom publiceren niets.
→ De volledige rekensom, voor één, vijf en vijftien man
Wat je nog niet nodig hebt
Op deze grootte is het verleidelijk om het pakket te kopen waar je over vijf jaar in past. Doe dat niet. Een pakket met €1.950 opstartkosten en weken instellen verdient zich op zes man niet terug, en je gebruikt het grootste deel nooit.
Concreet nog niet nodig: kostenplaatsen, managementinformatie, meerdere administraties, en de zwaardere ERP-functies waarvoor Gilde, Sidekick en Admicom zijn gebouwd.
Het moment dat je er wél aan toe bent
Drie signalen, en je hebt er meestal twee van de drie nodig voordat het de moeite is:
- Je bent zelf meer aan het rekenen en regelen dan aan het schilderen.
- Je bent minstens één keer een rekening vergeten door te belasten. Meerwerk dat niet is doorgegeven, voorrijkosten die niemand op de factuur zette.
- Je kunt niet in één blik zien wie volgende week waar staat.
→ Meerwerk voorkomen en doorbelasten
Personeel of zzp inhuren?
Dit is de andere beslissing die op deze grootte speelt, en die kost je meer dan je softwarekeuze. Een vaste kracht valt onder de CAO Schilders met bijbehorende loonschalen, vakantiegeld en BPF-pensioen. Een zzp'er inhuren lijkt flexibeler maar brengt sinds 2025 een reëel risico op schijnzelfstandigheid mee, nu er weer gehandhaafd wordt op de Wet DBA.
→ Personeel aannemen of zzp inhuren · ZZP inhuren in 2026 · CAO Schilders en BPF
Veelgestelde vragen
Welk programma past bij een schildersbedrijf met vier of vijf man?
Kijk eerst naar het prijsmodel, niet naar de maandprijs. Vastlegg rekent één bedrag voor je hele bedrijf (€14,99 per maand) maar rekent je verf en uren niet uit; dat schrijven ze zelf op hun site. DEDDO is bewezen en koppelt met vier boekhoudpakketten, maar heeft geen planning. Plancraft en HERO hebben alles maar rekenen per gebruiker, waardoor je op vijf man al rond de €3.000 per jaar zit.
Heb ik nacalculatie nodig?
Als je personeel hebt wel. Zonder nacalculatie weet je je omzet en niet je winst, en verlies je marge in een patroon dat je nooit ziet. Van de pakketten die we naliepen documenteren Softstar, PaintConnect, Plancraft (alleen op het Pro-pakket) en HERO een echte vergelijking tussen begroot en werkelijk. DEDDO, Vastlegg en 2Jours documenteren alleen het vastleggen van de werkelijke uren, niet de vergelijking.
Vanaf hoeveel man heb ik een planbord nodig?
Het wordt een probleem zodra je niet meer in je hoofd hebt wat elke ploeg volgende week doet. In de praktijk ligt dat rond de acht tot twaalf medewerkers. Op twee tot zes man kun je het nog met een goede weekplanning af, maar een WhatsApp-groep is geen planning: je kunt er niet in terugkijken en verlof staat er niet in.
Moet ik een pakket met werkbonnen hebben?
Alleen als je werk naar mensen stuurt die je niet elke ochtend ziet. Werk je met één bus en vertrek je samen, dan is een werkbon papier om het papier. Werkbonnen zitten bij 2Jours, Sidekick, Gilde, Softstar, Admicom, HERO en Vastlegg; MeterPaint heeft ze niet.
Wat kost het om over te stappen?
De abonnementsprijs is het kleinste deel. Reken op het opnieuw invoeren van je prijzen, je snelheden en je materialen, plus de tijd dat je mensen eraan moeten wennen. Bij pakketten met een opstarttraject (Sidekick €950 tot €4.950, Gilde €1.950, HERO €495 tot €1.500) betaal je daar bovenop, voordat je je eerste offerte hebt gemaakt.
Kan ik mijn boekhouding koppelen?
Dat hangt van het pakket af en het is op deze grootte een echt argument. DEDDO koppelt met e-Boekhouden.nl, Moneybird, SnelStart en Exact Online. Sidekick met SnelStart, Yuki, Exact en Ponto. Plancraft noemt voor Nederland Moneybird en SnelStart. MeterPaint heeft op dit moment geen koppeling.